Подбор помещения для проведения конференции, совещания, семинара

Сейчас практически в каждом бизнес-центре любого класса есть специально оборудованные помещения для проведения конференций, совещаний, семинаров и других мероприятий. Но конференц-залы могут иметь разное оснащение, не всегда достаточное для тех или иных мероприятий. Поэтому выбор конференц-зала для любого мероприятия нужно делать исходя из конкретных достоинств/недостатков помещения.

Конференц-зал – это не просто обычный зал для совещаний. Конечно, иногда для мероприятия может подойти и обычное помещение, но современный конференц-зал должен быть многофункциональным. Рассмотрим основные системы, которыми оснащаются помещения для конференций в бизнес-центрах.

• Системы отображения информации.

К этим системам относятся видеостены, интерактивные доски, ЖК-дисплеи и плазменные экраны, а также системы прямой и обратной проекции. Визуальное отображение информации на плазменных и ЖК-экранах особенно необходимо при проведении презентаций. Системы прямой и обратной проекции, а также видеостены могут быть полезны и на семинарах, и на рабочих совещаниях, и на других мероприятиях. Интерактивные доски – это сенсорные экраны различной величины, которые могут пригодиться в самых разных ситуациях. 

• Системы озвучивания.

Качественные системы озвучивания являются неотъемлемой составляющей современного конференц-зала. К системам озвучивания предъявляются вполне определенные требования. Во-первых, очень важна четкость воспроизведения речи. Слушатели должны хорошо воспринимать информацию, предлагаемые на мероприятиях идеи и концепты. Поэтому разборчивость и четкость речи являются такими важными критериями. Во-вторых, системы озвучивания должны обеспечивать равномерность звучания речи по всему залу. Это важный момент, которому зачастую не уделяется должного внимания. Если приглашенных на мероприятие гостей очень много, то данное требование особенно актуально. К системам озвучивания относятся не только усилители мощности и акустические системы, но и дискуссионные системы. В современном конференц-зале также устанавливаются системы автоматического позиционирования видеокамер, благодаря которым камеры наводятся на участников совещания автоматически, когда они начинают говорить.

• Коммутационное оборудование.

Эта категория оборудования включает в себя аудио- и видеокоммутаторы, системы масштабирования и все телекоммуникации, объединяющие различные системы конференц-зала в единый многофункциональный комплекс.

• Система управления.

Единая система управления необходима любому конференц-залу. Для управления системами конференц-зала разрабатывается специальное программное обеспечение. Как правило, интерфейс этих программ удобен и интуитивно понятен.

• Видеоконференцсвязь.

Вне зависимости от метаположения участников конференции, все они могут общаться между собой, используя видеоконференцсвязь. Звук и изображение могут передаваться по Интернету, если участники конференции находятся в разных городах или в разных частях света.

• Дополнительное оборудование.

К дополнительному оборудованию относятся все источники света, презентационное оборудование, мебель, источники бесперебойного питания и все остальное оборудование.